HessynKettős - Pénztárgép import
Cégünk tevékenységében a legfontosabb szempontok egyike, hogy olyan programot fejlesszünk, ami megfelel mind a törvények által támasztott követelményeknek, mind ügyfeleink igényeinek. Ezért jött létre a Pénztárgép import, amely a NAV Online Számla rendszerből tölti le a pénztárgépes adatokat, ezzel megkönnyíti és felgyorsítja a könyvelési folyamatokat.
A modul használata megegyezik a NAV online számla adatok importálásnál megismert funkcióval. Itt is szükséges a NAV technikai felhasználó adatok megléte (Cégadatokon belül a „NAV kapcsolat” fül kitöltése), illetve megadásra kerüljenek az importhoz szükséges beállítások (Beállításokon belül az „Importálás beállításai”), mint például a kontírok és az ÁFA típusok, valamint egy gyűjtő partner.
Az alábbi beállítási lehetőség is a felhasználó döntésén alapszik, hogy a letöltésre kerülő pénztárgép adatok hogyan kerüljenek könyvelésre:
- Pénztárgépenként külön naplóba való könyvelés
- Pénztárgépenként egy naplóba, AP szám szerinti könyvelés
- Pénztárgépenként egy naplóba, dátum szerinti könyvelés
Ahhoz, hogy egy adószámhoz tartozó összes pénztárgép adata letöltésre kerüljön, nem szükséges ismerni mindegyiknek a számát (továbbiakban: AP szám), mert a program az összes, az adószámhoz tartozó pénztárgép adatot letölti.
A beállításoknál a program még arra is ad lehetőséget, hogy AP számokhoz külön-külön költséghely tartozzon.
A pénztárgép adatok importja a következő lépésekből áll:
- A NAV Online Számla rendszerben engedélyezni kell a használatban lévő technikai felhasználóhoz az OPG adatok letöltését.
- Ha még nem került megadásra a programban, akkor a NAV technikai felhasználó adatokat ki kell tölteni.
- Az importálás beállításainál meg kell adni a szükséges beállítási lehetőségeket, mint például az ÁFA típusokat, illetve a kontírokat.
- Az első letöltéskor a program az AP számokat összegyűjti és a felhasználó eldöntheti, hogy mely napló(k)ba szeretné importálni (beállítástól függően egy vagy több naplóba is kerülhetnek, illetve vevő típusú napló választása esetén egy pénztár naplót is meg kell jelölni). Ezt a beállítást pénztárgépenként csak egyszer kell megadni, a program megjegyzi, és a következő letöltéskor már automatikusan azt a naplót választja ki. Ezen beállítás bármikor módosítható a pénztárgép beállításainál.
- A könyvelendő adatokat a program a napi forgalmi jelentés és a pénztárjelentés alapján állítja össze:
- Záró sorszám
- A bizonylat kiadásának pontos ideje
- ÁFA kulcsok és azokhoz tartozó összegek
- Pénztár, bank és egyéb fizetőeszközök közötti megosztás
- A letöltött pénztárgép adatok között a felhasználó végezhet szűréseket, törölhet bizonylatokat, módosíthatja az adataikat stb.
- Ha az importálni kívánt naplónál nincs beállítva az automatikus sorszámozás, illetve a beállításoknál jelölve van a bizonylatszám megadása, akkor eldönthető, hogy AP szám-Záró sorszám, vagy pedig egyéni bizonylatszám megadása szerint történjen a sorszámkiosztás. (Egyéni sorszám esetén minimum 3 karakter megadása kötelező!)
- Ha a pénztárgép vendéglátó-, vagy szálláshelyen üzemel, akkor a program beállításainál van lehetőség megadni, hogy mely pénztárgép melyik tevékenységhez tartozik, és ahhoz párosítani egy ÁFA típust. Letöltéskor a program az 5%-os ÁFA kulccsal rendelkező tételeket automatikusan a beállításoknál alkalmazandó ÁFA típusba teszi.
- A kívánt módosítások elvégzése után megkezdődik az adatok importálása az Általános adatimportálás funkcióval.
FIGYELEM! A NAV Online Számla rendszerben a pénztárgéppel kapcsolatos adatok csak 14 napig érhetőek el, ezért fokozottan figyelni kell a letöltések közötti időszakra. Ezen okból a programba, a pénztárgép beállításaihoz felkerült egy figyelmeztető funkció, mely a beállítástól függően értesíti a felhasználót program indításakor, vagy pénztárgéppel rendelkező cégbe váltáskor, hogy a pénztárgép adatok letöltésére szükség van.
A program nem tudja kezelni azoknak a csoporttagoknak a pénztárgép bizonylatait, akik nem a saját adószámukkal és technikai felhasználó adataival küldik be az adatokat a NAV Online Számla rendszerébe.
A program értesítést küld abban az esetben, ha:
- Fokozott ellenőrzést igényelnek a bizonylatok, hogy ugyanaz az összeg kétszer ne szerepeljen az adatbázisban.
- Értesíteni kell az Ügyfelet, hogy a szükséges pénztárgép(ek)et fel kell frissíteni 2.0-s verzióra.
- A hibás bizonylat miatt a sorszámfolytonosságban hiány keletkezett, ezért azt az Ügyféltől kell beszerezni.