HessynKettős - Dokumentumok készítése és kezelése
A Cég törzsadatok -> Iratok -> Dokumentumsablonok menüpontban létrehozhatók tetszőleges dokumentumsablonok, mint például jegyzőkönyv, taggyűlési határozat, kiegészítő melléklet, szerződés stb., amelyekbe beválogathatók a cégadatok mezőkódjai, melyek a dokumentum készítésekor automatikusan kitöltődnek.
A sablonok kétféleképpen használhatók:
- közös sablonként (minden cég számára elérhető),
- céges sablonként (csak az adott cégnél látható).
A sablonok sabloncsoportokba rendezhetők, módosíthatók, klónozhatók, törölhetők. A közös sablonok átmásolhatók a cégesek közé, és fordítva. A cég mentésekor, archiválásakor a sablonok is mentésre kerülnek. Adattöltés esetén a közös sablonok alapértelmezetten visszatöltődnek, így két gép között is hordozhatók.
A Kimutatások -> Dokumentumok menüpontban a fenti sablonok alapján a cég adataival kitöltött dokumentumok készíthetők RVF formátumban. A Nyomtatási előkép fülön az elkészült dokumentum megtekintésére, nyomtatására vagy PDF fájlba mentésére van lehetőség. A PDF fájlok alapértelmezetten az Export mappába kerülnek, de más útvonal is megadható.
Az elkészített dokumentumok kétféleképpen tárolhatók:
- céges adatbázisban (alapértelmezett),
- számítógépen (vagy hálózati szerveren) található tetszőleges útvonalon.
(Az adatállomány csak az útvonalat tárolja a fizikai fájlt nem!)
A tárolás helyét a Beállítások -> Céges beállítások -> Működés fülön a Dokumentumok blokkban lehet beállítani.
A menüponton belül a Sablon szerkesztése fülön módosítható a kiválasztott sablon tartalma. Ez a módosítás nem érinti az eredeti sablont. Mentéskor a szerkesztett sablon lenyomata és a kész dokumentum is mentésre kerül. A dokumentum fájlneve automatikusan képződik a cég adószámából és a sablon nevéből, nem módosítható. Ha ugyanazon sablon alapján több dokumentum is készül, akkor az egyedi megkülönböztetésre a megjegyzés mező használható. Ha külső mentési útvonalra készülnek, akkor az ugyanazon sablonnal készített dokumentumok számozással lesznek ellátva.
Az ily módon elkészült dokumentumok nyomtathatók, PDF formátumba menthetők.
