HessynEgyszeres – Pénztárgép import
Cégünk tevékenységében a legfontosabb szempontok egyike, hogy olyan programot fejlesszünk, ami megfelel mind a törvények által támasztott követelményeknek, mind ügyfeleink igényeinek. Ezért jött létre a Pénztárgép import, amely a NAV Online Számla rendszerből tölti le a pénztárgépes adatokat, ezzel megkönnyíti és felgyorsítja a könyvelési folyamatokat.
A modul használata megegyezik a NAV Online Számla adatok importálásnál megismert módszerrel. Itt is szükséges a NAV technikai felhasználó adatok megléte (Cégadatokon belül a „NAV kapcsolat” fül kitöltése), illetve megadásra kerüljenek az importhoz szükséges beállítások (Beállításokon belül az „Importálás beállításai”), mint például a gazdasági események és pénzforgalmi rovatok.
Ahhoz, hogy egy adószámhoz tartozó összes pénztárgép adata letöltésre kerüljön, nem szükséges ismerni mindegyiknek a számát (továbbiakban: AP szám), mert a program az összes, az adószámhoz tartozó pénztárgép adatot letölti.
A beállításoknál a program még arra is ad lehetőséget, hogy AP számonként külön gazdasági eseményre kerüljenek az összegek, vagy mindegyikhez külön-külön költséghely tartozzon.
A pénztárgép adatok importja a következő lépésekből áll:
- A NAV Online Számla rendszerben be kell állítani a használatban lévő technikai felhasználóhoz az OPG adatok letöltését.
- Ha még nem került megadásra a programban, akkor a NAV technikai felhasználó adatokat ki kell tölteni.
- Az importálás beállításainál meg kell adni a szükséges beállítási lehetőségeket.
- Az első letöltéskor a program az AP számokat összegyűjti, majd pedig a beállításokban letárolja.
- Ha akadnak olyan fizetőeszközök, melyek nem kerültek beállításra, de a letöltött bizonylatok között szerepelnek, akkor a felugró ablakban ezeknek a megadása kötelező. Pénzforgalmi rovatnak csakis pénztár jellegűek választhatóak ki.
- A könyvelendő adatokat a program a napi forgalmi jelentés és a pénztárjelentés alapján állítja össze:
- Záró sorszám
- A bizonylat kiadásának pontos ideje
- ÁFA kulcsok és azokhoz tartozó összegek
- Pénztár, bank és egyéb fizetőeszközök közötti megosztás
- A letöltött pénztárgép adatok között a felhasználó végezhet szűréseket, törölhet bizonylatokat, módosíthatja az adataikat stb.
- Ha a beállításoknál jelölve van a bizonylatszám megadása, akkor eldönthető, hogy AP szám-Záró sorszám, vagy pedig egyéni bizonylatszám megadása szerint történjen a sorszámkiosztás. (Egyéni sorszám esetén minimum 3 karakter megadása kötelező!)
- Ha a pénztárgép vendéglátó-, vagy szálláshelyen üzemel, akkor a program beállításainál van lehetőség megadni, hogy mely pénztárgép melyik tevékenységhez tartozik, és ahhoz párosítani egy gazdasági eseményt. Letöltéskor a program az 5%-os ÁFA kulccsal rendelkező tételeket automatikusan a beállításoknál alkalmazandó gazdasági eseményre teszi.
- Mivel egy pénztárgép bizonylaton több gazdasági esemény is szerepelhet a különböző ÁFA kulcsok, fizetőeszközök, vagy beállítások függvényében, ezért a beállításoknál lehetőség van az importálás megkezdésekor egy listát lekérni a bekerülő bizonylatokról.
- A kívánt módosítások elvégzése után megkezdődik az adatok importálása a Bizonylat átvétel Számlázó programból funkcióval.
- A letárolt pénztárgép bizonylatokat az esetleges ismételt letöltéskor a program ellenőrzi eredeti bizonylatszám alapján. Ha pontosan megegyezik a letöltött pénztárgép bizonylaton belüli bizonylatok adatai, akkor zöld színű lesz a jelölés, ha részleges egyezést talál (pl. törölve lett egy bizonylat a csoportból, vagy módosítva lett az összeg), akkor narancssárga színnel jelöli.
FIGYELEM! A NAV Online Számla rendszerben a pénztárgéppel kapcsolatos adatok csak 14 napig érhetőek el, ezért fokozottan figyelni kell a letöltések közötti időszakra. Ezen okból a programba, a pénztárgép beállításaihoz felkerült egy figyelmeztető funkció, mely a beállítástól függően értesíti a felhasználót program indításakor, vagy pénztárgéppel rendelkező cégbe váltáskor, hogy a pénztárgép adatok letöltésére szükség van.
A program nem tudja kezelni azoknak a csoporttagoknak a pénztárgép bizonylatait, akik nem a saját adószámukkal és technikai felhasználó adataival küldik be az adatokat a NAV Online Számla rendszerébe.
A program értesítés küld abban az esetben, ha:
- Fokozott ellenőrzést igényelnek a bizonylatok, hogy ugyanaz az összeg kétszer ne szerepeljen az adatbázisban.
- Értesíteni kell az Ügyfelet, hogy a szükséges pénztárgép(ek)et fel kell frissíteni 2.0-s verzióra.
- A hibás bizonylat miatt a sorszámfolytonosságban hiány keletkezett, ezért azt az Ügyféltől kell beszerezni.